Assistant projet - stage - H/F

Suivi budgétaire

• Mettre à jour et suivre des tableaux budgétaires du projet

• Suivre des engagements, dépenses et factures

• Participer au suivi des refacturations et des prestations externes

Suivi juridique et administratif

• Suivre des contrats, conventions, devis et bons de commande

• Collecter des pièces administratives auprès des artistes, prestataires et partenaires

• Suivre des signatures et échéances contractuelles, classement et archivage des documents liés au projet

Gestion des voyages et déplacements

• Organiser et suivre les déplacements des talents du Puy du Fou et des prestataires externes (voyages, hébergements et restauration)

• Suivre les arrivées et départs des intervenants

• Centraliser et transmettre des informations pratiques aux personnes concernées

• Suivre des frais de déplacement et des justificatifs associés

Préparation et rédaction de documents

• Rédiger et mettre en forme des documents de travail : méthodes, plannings, dossiers de consultation, tableaux de suivi, notes de synthèse…

• Mettre à jour des documents en fonction de l’avancement des projets

• Préparer des supports pour les réunions et comités de pilotage

Organisation et suivi des réunions

• Planifier des réunions avec les équipes internes et les partenaires externes en suivant les disponibilités des interlocuteurs

• Participation aux réunions et réaliser une prise de note pour rédiger et diffuser des comptes rendus

• Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi des actions et des échéances

Coordination et suivi de projets

• Assister le chef de projet dans le suivi opérationnel de la préparation au suivi des différentes phases du projet

• Centraliser et partager des informations entre les différents interlocuteurs et services impliqués

• Remonter les éventuels points d’alerte au chef de projet