Assistant de direction - H/F

1.     Gestion de l’assistanat du Directeur des Opérations

·       Gestion de l’agenda du Directeur des Opérations 

·       Organisation des déplacements  

·       Planification des REX 

·       Gestion des invités (évènements, pass, billetterie, séjour, vœux, pass entreprises, etc.) 

·       Être l’interlocuteur des responsables d’équipes 

·       Suivi des évènements se déroulant au Puy du Fou 

·       Etablissement du planning annuel et préparation des plannings retro d’ouverture

·       Organisation d’évènements divers (séminaires, soirée DOP, etc..) et des visites officielles

2.     Organisation et pilotage des équipes

·       Concevoir et mettre à jour les outils de suivi d'activité, de tableaux de bords et reporting 

·       Suivi des CA et KPI hebdomadaires, mensuels et annuels 

3.     Gestion des dossiers en lien avec les autorités

·       Suivi des dossiers administratifs en lien avec les autorités tels que le SDIS, le CNAPS, la Gendarmerie, la Préfecture, la mairie… 

4.     Suivi financier :

·       Du budget du Directeur des Opérations : 

·       Suivi et vérification des factures, gestion des notes de frais, devis, commandes… 

·       Être le lien avec le service comptabilité 

·       Des budgets de la direction des opérations :  

·       Préparation des budgets annuels et des atterrissages en lien avec le contrôleur de gestion et le directeur des Opérations 

·       Accompagnement des équipes dans leur suivi de budget 

·       Contrôle des budgets mensualisés en lien avec le contrôle de gestion

5.     Gestion RH :

·       Etablir les plannings des médecins et veiller à ce que les logiciels de planification soient complets pour l’établissement de la paie  

·       Être le lien avec le service RH 

·       Suivi et Reporting mensuel de la masse salariale  

·       Suivi des CDI de la Direction des Opérations 

·       Suivi des bons de commandes intragroupe 

6.     Gestion Opérationnelle :

·       Rédaction de courriers / Comptes rendus

·       Préparation de dossiers et des réunions pour le directeur des opérations

·       Transmission des informations entre la Direction et les différents interlocuteurs

·       Centraliser les besoins des équipes de la Direction des Opérations

·       Suivi de projets divers

7.     Accompagnement des assistantes administratives des équipes :

·       Organiser et superviser le travail de l’assistanat administratif

·       Organisation et animation des réunions avec les supports administratifs de la DOP